1с зуп перенос данных

Здравствуйте уважаемые посетители сайта . Сегодня мы поговорим о типовом механизме переноса данных из 1С ЗУП редакции 2.5 в 1С ЗУП редакции 3.1 . Я пошагово расскажу о так называемом рекомендованном (кратком) переносе данных, покажу как он выполняется. Подробно рассмотрим документы, в которые выполняется перенос данных: такие как «Начальная штатная расстановка», «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации», «Начальная задолженность по зарплате», «Переносы данных» . Посмотрим, где находятся эти документы и структуру перенесенных данных. Также я остановлюсь на некоторых особенностях этого переноса, которые следует учесть при обработке перенесенной информации.

Сразу замечу, что в данной статье я буду рассматривать процесс переноса данных на начало года . Состав переносимых данных при переносе на середину года немного отличается и подробно я об этом рассказываю в другой публикации (доступна ). Но даже если Вы планируете делать перенос на середину года, то я рекомендую изучить сначала текущую статью, а затем публикацию про перенос данных на середину года, поскольку там я лишь дополняю сведения, изложенные здесь.

Читайте также:

Серия статей с подробным пошаговым описанием 1С ЗУП 3:

Начальная настройка программы при переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

✅

Ниже Вы можете посмотреть видео и прочитать статью, где я подробно разбираю эту тему, но напомню, что если Вы хотите всегда оставаться в курсе обновлений 1С ЗУП, а также узнавать различные хитрости работы с этой программой, то очень рекомендую вступить в ПРОФКЛУБ 1С ЗУП 3 . Здесь Вы сможете присутствовать на ежемесячном разборе всех изменений в 1С ЗУП 3, получать ответы на Ваши вопросы по ведению учета в течение месяца, а также получать продуктивное общение с лекторами и коллегами.

Итак, для начала пошагово разберем, как же выполняется перенос данных из одной программы в другую. При запуске новой пустой базы ЗУП редакции 3.1 нам предлагается на начальной странице программы выполнить ее настройку. Здесь мы можем выбрать необходимый нам вариант переноса данных. Т.е. мы можем либо загрузить данные из прежней программы, либо начать с «Чистого листа». Для нашего примера устанавливаем переключатель Перенести данные из программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге будет предложен список всех баз, установленных на компьютере и в нем необходимо выбрать ту информационную базу, из которой мы хотим выполнить перенос данных. У меня эта база называется ЗУП 2.5 (перенос 2). Здесь стоит сразу отметить, что база редакции 2.5 должна иметь определенный релиз. В данном случае перенос данных возможен из релиза не ниже 2.5.114.1 , о чем указано в помощнике (подробно о том, как самостоятельно обновить 1С можете почитать в статье ). У меня это соблюдено.

Если у вас в ЗУП редакции 2.5 есть, какие-то пользователи и задан для них пароль, то следует эту информацию внести в соответствующие поля. У меня пользователей в ЗУП 2.5 отдельно не создавалось, поэтому я оставляю поля пустыми. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге необходимо выбрать вариант переноса данных. Для этого перейдем по ссылке «Настройка». В открывшемся окне будут предложены два варианта переноса данных. Краткий рекомендованный вариант, который я хочу рассмотреть в этой статье, выбран в программе по умолчанию. Это вариант — Использовать новые возможности кадрового учета и начислениязарплаты . Здесь описано, что он из себя представляет. Если же Вы хотите выбрать полный вариант переноса, то это уже нужно указать самостоятельно, то есть переустановить переключатель (этот способ будет рассмотрен в отдельной статье).

Далее в специальное поле добавим месяц, с которого учет будет вестись в новой редакции. Перенос можно производить в любой месяц года, но перед этим необходимо закрыть предыдущий месяц в редакции 2.5, произвести все начисления и выплаты на дату переноса. Я в этой статье рассмотрю вариант, когда мы переносим информацию на начало года, т.е. выбираю месяц начала эксплуатации Январь 2017 . Но ещё раз оговорюсь, что возможен перенос данных и в середине года. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге, мы уже можем запустить сам процесс переноса данных. Нажимаем кнопку «Загрузить данные». Перенос информации занимает некоторое время, его длительность зависит от объема переносимых данных.

По завершению процесса переноса мы увидим соответствующую надпись – Перенос данных прошел успешно.

Проверка перенесенных данных в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» в ЗУП 3.1

Итак, первая группа документов, которая нас будет интересовать, находится в разделе меню Главное в журнале документов «».

Здесь присутствуют три типа документов:

Начальная задолженность по зарплате;
Начальная штатная расстановка;
Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.

Разберем более подробно каждый из этих документов.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная штатная расстановка» ЗУП редакции 3.1

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Самым главным и основным является документ Начальная штатная расстановка, поскольку именно в него переносятся срез данных о текущих сотрудниках организации. Т.е. в этот документ переносятся на месяц начала эксплуатации (в нашем случае Январь 2017) сведения обо всех работающих сотрудниках. Данные об уволенных работниках сюда не попадают.

В табличной части этого документа представлена следующая информация: ФИО сотрудника, вид занятости, дата приема на работу, подразделение, в котором трудиться работник и занимаемая должность. Переносятся в программу также и сами элемент справочников Подразделения и Должности, посмотреть их мы сможем в разделе Настройка. В колонку «Зарплата» документа переносится информация о действующих плановых начислениях сотрудника. Здесь я хотел бы обратить Ваше внимание, что переносятся не только поставляемые (предопределенные) виды начисления, такие как Оплата по окладу , но и, например, вид начисления Премия процентом , который я создал в программе ЗУП 2.5 самостоятельно и назначил сотруднику в плановом порядке. В справочнике «Основные начисления организации» в ЗУП 2.5 первоначально такого вида начисления не было.

Такого рода плановые начисления также переносятся в программу ЗУП 3.1 и попадают в справочник Начисления.

Особенность этого переноса заключается еще и в том, что какие-то «разовые начисления », т.е. такие начисления, которые не были назначены в плановом порядке сотрудникам на момент переноса, и те, которые начислялись разово, в ЗУП 3.1 переноситься не будут. Например, в моей базе ЗУП 2.5, данные из которой переносились в ЗУП 3.1, есть сотрудник Семенов А.Б. и ему в августе 2016 года выплачивалась разовая премия в сумме 10 000 рублей. Для этой выплаты в ЗУП 2.5 был создан специальный вид начисления – Разовая премия .

Подобного рода виды начислений из справочника Основные начисления организации (ЗУП 2.5) в справочник Начисления ЗУП 3.1 не переносятся. Поэтому, если у вас есть, какие-то разовые начисления, которые вы периодически используете, то их придется создавать заново в ручную в программе ЗУП 3.1.

Также, в документ переносится информация о варианте выплаты сотрудникам аванса. В ЗУП 2.5 используются два способа выплаты аванса, это Фиксированной суммой и Расчетом за первую половину месяца . Если сотруднику была задана, какая-то фиксированная сумма выплаты аванса (в программе ЗУП 2.5, это делается, напомню, в справочнике Сотрудники), то эта же сумма перенесется в ЗУП 3.1 и автоматически будет выбран вариант выплаты «Фиксированной суммой».

Если же фиксированная сумма в 2.5 не была указана, то при переносе программа предполагает, что такому сотруднику следует установить вид аванса расчетом за первую половину месяца, который в ЗУП 3.1 и устанавливается.

Но в программе ЗУП 3.1 появился еще один способ выплаты аванса – Процентом от тарифа . В 2.5 такого варианта не было. Поэтому если вы решили использовать этот способ выплаты аванса сотруднику или нескольким сотрудникам, то можно непосредственно в документе Начальная штатная расстановка установить данный вариант и указать процент, который будет применяться с начала эксплуатации программы.

В нижней части таблицы у нас может быть не одна строка, а несколько, если остаток складывается из нескольких рабочих лет.

Довольно часто при переносе данных у клиентов я сталкиваюсь с тем, что учет остатков отпусков в ЗУП 2.5 велся не совсем корректно. Поэтому довольно удобно сразу просмотреть и поправить остатки отпусков в документе Начальная штатная расстановка .

Хочу обратить ваше внимание, у сотрудницы Семеновой Т.В.в колонке «Зарплата» плановые начисления не указаны. Дело в том, что по условию моего примера она находится в отпуске по уходу за ребенком, поэтому плановые начисления и не перенеслись, но был выполнен перенос документа Отпуск по уходу за ребенком , в который подгрузились все необходимые данные для расчета пособия. Никакой информации дополнительно здесь вручную вносить не требуется, документ полностью перенесен из программы ЗУП 2.5.

Также, стоит отметить, что после такого краткого рекомендованного переноса данных мы не увидим в ЗУП 3.1 кадровых документов, таких как прием на работу, кадровый перевод, увольнения и т.д. У нас, еще раз повторюсь, переносится срез текущих работающих сотрудников в документ «Начальная штатная расстановка», но сами кадровые документы мы в ЗУП 3.1 не увидим. Поэтому если требуется посмотреть какие-то кадровые документы или что-то распечатать, то желательно базу ЗУП 2.5 сохранить.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» ЗУП 3.1

Документ предназначен для таких ситуаций, когда сотруднику было введено и рассчитано какое-то отсутствие в месяце, в котором учет велся еще в ЗУП 2.5 и это же отсутствие продолжается в том месяце, когда учет начинаем вести уже в ЗУП 3.1. В моем примере, сотруднику Петрову С.И., в декабре 2016 г. был оформлен основной отпуск, который заканчивается 16.01.2017 г. Само начисление и выплата отпускных произведены в декабре, но отсутствовать сотрудник еще будет и в январе 2017 г. Именно для таких случаев и разработан документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» , в который подгрузились сведения об отсутствии сотрудника с даты начала эксплуатации программы, по дату окончания отпуска. В моем примере, это период с 01.01.2017 г. по 16.01.2017 г. Эта информация будет учтена при начислении зарплаты за январь.

Также при таком кратком переносе из ЗУП 2.5 переносится информация о действующих плановых удержаниях с сотрудников. Например, с Семенова А.Б. в ЗУП 2.5 удерживались алименты по исполнительному листу. При переносе в ЗУП 3.1 эти данные подгрузились в журнал Алименты и другие удержания (раздел Зарплата). Документ Исполнительный лист перенесся полностью со всеми установленными параметрами для удержания и соответственно будет учтен при начислении зарплаты в ЗУП 3.1 с момента ввода в эксплуатацию.

В программу ЗУП 3.1 перенеслись сведения и о применяемых вычетах при расчете НДФЛ, их мы можем увидеть в журнале документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы).

Теперь, после того как у нас в программу загрузились данные в выше перечисленные документы «Начальная штатная расстановка» и «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации », а также удержания по исполнительному документу и вычеты по НДФЛ мы можем попробовать рассчитать зарплату нашим сотрудникам за январь.

Создадим документ «Начисление зарплаты и взносов» за январь 2017 г. и заполним его. Итак, плановые начисления у сотрудников подгрузились в документ и зарплата рассчиталась. У сотрудника Петрова С.И. вытеснены дни нахождения в основном отпуске, зарплата начислена только за 11 дней из 17 по норме января. На закладке «Пособия» мы видим начисленное пособие по уходу за ребенком Семеновой Т.В. На закладке «Удержания» отобразилось рассчитанное удержание по исполнительному документу у Семенова А.Б. На закладке «НДФЛ» рассчитался налог и у сотрудника Петрова С.И. при этом расчете применен вычет в размере 1 400 руб.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная задолженность по зарплате» ЗУП 3.1

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Еще один документ, в который переносятся данные из ЗУП 2.5 о состоянии взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса — это «Начальная задолженность по зарплате». Доступ к нему можно получить из журнала документов «Данные на начало эксплуатации » в разделе Главное, а также он присутствует в разделе Выплаты. В моем примере, в этот документ перенесся остаток не выплаченной зарплаты за декабрь, который будет выплачен в январе.

Здесь есть одна хитрая особенность, если вы в ЗУП 2.5 уже внесли документ «Зарплата к выплате» за декабрь и провели его, то данные в ЗУП 3.1 не перенесутся. Для переноса информации о задолженности по зарплате перед сотрудниками этот документ должен быть обязательно распроведен. Учитывайте эту особенность при переносе данных.

Формирование документов в журнале «Переносы данных» в ЗУП 3.1

Далее поговорим еще об одном журнале документов, в который при переносе переезжает очень важная для будущего учета информация. Он называется «Переносы данных» и находится в разделе Администрирование .

Каждый созданный при переносе документ в этом журнале в качестве номера будет иметь определенный набор символов. В нашем примере в списке присутствуют документы со следующими номерами:

ЗП СЗО;
ЗП СЗФСС;

Разберем каждый из этих документов и посмотрим, какая информация в них переносится.

В документы с номером ЗП СЗО переносятся сведения об отработанном времени и заработной плате сотрудников в конкретном месяце для расчета среднего заработка при начислении отпускных, командировочных, т.е. во всех документах, где рассчитывается средний заработок (кроме среднего для начислений за счет ФСС).

На вкладке Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) отображаются суммы, начисленные сотрудникам в июле 2016 г. Таким образом, на основании именно этой информации будет рассчитываться средний заработок.

Протестируем, так ли это. Оформим отпуск сотруднику Семенову А.Б. со 2 января по 5 февраля 2017 года. И мы видим, что действительно при расчете среднего заработка сотрудника использовались данные загруженные из ЗУП 2.5 в документы с номером ЗП СЗО за период с июля по декабрь 2016 года.

Отдельно хочу обратить ваше внимание на то, что при кратком переносе данных мы не сможем сформировать зарплатные отчеты за предыдущий период. Сведения, перенесенные в выше перечисленные документы, используются только для расчета среднего заработка в документах Отпуск, Командировка, Больничный лист и т.п. Эти данные для формирования отчетов по зарплате не применяются. Т.е. если мы попробуем, например, сформировать «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчетный листок» (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате) за период до даты переноса данных в ЗУП 3, то отчеты будут пустыми. Имейте это ввиду. Сделать такие отчеты можно будет только в ЗУП 2.5, поэтому опять же повторюсь, что рекомендуется сохранить эту базу.

В документ ТДК переезжает информация о заключенных трудовых договорах с сотрудниками, которая будет использоваться для формирования личной карточки Т-2. Поскольку документ Прием на работу не переносится, а именно в нем отображаются сведения о трудовом договоре, разработчики реализовали в программе создание именно такого отдельного документа — ТДК .

В документ с номером РКД переносится информация о кадровых приказах, например, в нашем случае перенеслась информация о приемах на работу. Выше я уже говорил, о том, что при переносе данных, сами кадровые документы, такие как Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнения и т.п. не переезжают из одной программу в другую, но реестр этих документов все-таки формируется в документе Перенос данных с номером РКД . И именно на основании этих данных будет заполняться реестр приказов в карточке Т-2.

В документы с номером ИЛ переносятся сведения об удержаниях по Исполнительным листам. В моей базе ЗУП 2.5 с сентября по декабрь у сотрудника Семенова А.Б. удерживались алименты по Исполнительному листу, соответственно за каждый месяц в ЗУП 3.1 были созданы документы ИЛ с указанием удержанных сумм. Эта информация необходима и применяется в том случае, если условия в Исполнительном листе поменяются и в нем будет установлен флажок Прекратить удержание по достижению предела с указанием суммы.

Отдельно стоит отметить, что в журнал «Переносы данных» также могут загружаться данные учета НДФЛ и страховых взносов за текущий год. В моем примере таких сведений нет, т.к. перенос осуществлялся на 01.01.2017 г. Но если бы мы переносили информацию, например, на 01.04.2017 года, то тогда в журнал «Переносы данных» переехали бы данные о доходах сотрудников, а также исчисленный НДФЛ и страховые взносы, за период, начиная с января по март 2017 г.

Таким образом перенос данных можно выполнять в любой период, не обязательно с начала года. Вся необходимая информация для формирования регламентированной отчетности будет перенесена. Подробно этот вариант переноса я рассматриваю в статье .

На сегодня у меня все. Подписывайтесь на обновления блога. Всего доброго!

В связи с прекращением поддержки "Зарплата и управление персоналом ред.2.5" в конце 2017 года, актуален вопрос, как перенести учетные данные в новую редакцию программы?

Переход с ЗУП 2.5 на 3.0 производится переносом данных из базы с релизом 2.5. Из-за частичного изменением структуры конфигурации возможность выполнить простое обновление конфигурации на новую редакцию отсутствует. Об отличиях редакции 2.5 от редакции 3.0 и переносимых данных можно ознакомиться .

Для начала нужно создать чистую информационную базу с релизом 3.0.

При первом запуске информационной базы, программа предложит Вам выполнить ее настройку посредством специального пошагового помощника.

На первом шаге укажите, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5.

Внимание, перенос данных возможен только из релиза не ниже 2.5.94.1.

На следующей странице выберите месяц начала эксплуатации

Если требуется выполнить "полный" перенос данных то на этом шаге следует изменить вариант по ссылке "Настройка".
При этом варианте указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Также программа предложит выбрать, переносить начисления или нет.

На следующем шаге запускается непосредственно сама процедура переноса данных. Длительность выполнения всей процедуры зависит от объема переносимых данных и может занимать несколько часов.

По завершению процедуры загрузки нажмите Далее .

На этом перенос данных завершен.

Если по какой-то причине потребуется запустить повторный перенос из той же самой информационной базы, то в его процессе нормативно-справочная и учетная информация будет сопоставлена с уже имеющейся в базе. Например, физические лица сопоставляются по ФИО и дате рождения. Уже перенесенные данные не будут задублированы.

Запустить повторный перенос можно из раздела "Администрирование" по ссылке "Перенос данных из предыдущих программ". Ссылка доступна, если бы завершена начальная настройка программы после первого переноса.

Упрощенный вариант переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0

При переносе данных из 1С ЗУП 2.5, обратите внимание на кнопку «Настройка», где можно установить вариант переноса данных. По умолчанию в 1С ЗУП 2.5 предлагается новый упрощенный вариант переноса данных. Но можно использовать перенос начислений предыдущей программы, если много данных:

Разработчики 1С указали, что использовать перенос начислений предыдущей программы не рекомендуется использовать. Однако, каждая информационная база 1С 8.2 ЗУП уникальна, и нужно смотреть какой вариант переноса данных подходит лучше. У каждого варианта переноса данных есть свои плюсы и минусы, которые отражены в таблице «Сравнение вариантов переноса данных»:

Перенос кадровых данных и плановых начислений в 1С ЗУП 3.0

В старом переносе переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, то есть будет перенесен весь справочник подразделений, весь в справочник должностей и т.д. за весь период.

В новом варианте осуществляется перенос только среза кадровых данных на дату начало учета. То есть переносятся только те подразделения, те должности и те сотрудники, которые на дату начала учета в новой базе 1С ЗУП 3.0 актуальны. При этом теряется кадровая история для карточки Т-2.

При новом переносе срез кадровых данных отражается в разделе Кадры – документ «Данные на начало эксплуатации» и он не проведенный изначально. Документ заполнен не полностью, указаны сотрудники, подразделение, должность, график работы, остатки отпусков:

При этом данные о плановых начислениях не переносятся, поскольку плановые начисления по новому варианту не переносятся из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.0. Предполагается, что плановые начисления пользователь должен ввести самостоятельно. Это возможно действительно проще, чем разбираться со старыми настройками:

К тому же плановые начисления присвоить работникам можно в штатном расписании, потому что штатное расписание тоже переносится как штатная расстановка на дату начало учета. Потом в документе «Данные на начало эксплуатации» нужно нажать кнопку «Обновить по штатному расписанию» и все плановые начисления по штатному расписанию автоматически заполнятся:

После обновления штатного расписания документ готов начислить зарплату, потому что есть список сотрудников и список плановых начислений.

После переноса данных по новому упрощенному варианту из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0 пока плановые начисления сотрудникам не назначены, зарплата в 1С ЗУП 3.0 не начислиться.

Перенос начислений и удержаний в 1С ЗУП 3.0

При выборе переноса начислений и удержаний из предыдущей программы 1С ЗУП 2.5, пользователь 1С ЗУП 3.0 может сформировать свод за прошлый период начисленной зарплаты и посмотреть: сколько было начислено, удержано, выплачено и т.д. В новом упрощенном переносе, начисления и удержания прошлых периодов не загружаются.

Перенос данных для расчета среднего заработка в 1С для кадров 3.0

Данные для расчета среднего заработка переносятся из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0 в обоих вариантах, но по-разному. При переносе начислений предыдущей базы данные сохраняются в документе «Перенос данных». Корректировать данные для расчета среднего заработка также можно в данном документе.

В новом варианте переноса данные для расчета среднего заработка в 1С ЗУП 3.0 сохраняются в регистрах сведений и их можно править в калькуляторе расчета среднего заработка. Но здесь есть один нюанс. Например, при создании документа отпуска, как только указали период отпуска, средний заработок сразу посчитается, потому что данные о среднем заработке были перенесены автоматически при переходе:

Данные о среднем заработке можно править, если нашли ошибку:

Автоматически проставляется флажок «Использовать эти же данные при расчете больничных, пособий по уходу за ребенком»:

Сбрасывайте этот флажок, нельзя чтобы он устанавливался в 1С ЗУП 3.0. Если внесете данные или просто откроете данные по среднему заработку, потом поставите флажок и проведете документ отпуск, то эти данные заменят собой базу для расчета больничных и данные потеряются.

То же самое в больничном листе, когда в калькуляторе вводите данные для среднего заработка, необходимо сбросить флажок. Так как в документе отражаются данные для расчета пособий, а это совсем другая база, не для отпусков. Поэтому флажок нужно убрать:

Перенос данных по взаиморасчетам в 1С ЗУП 3.0

При полном переносе из предыдущей базы с данными по взаиморасчетам необходимо разбираться и приводить остатки в нормальный вид. После упрощенного переноса в 1С ЗУП 3.0 данные по взаиморасчетам вводятся вручную.

Перенос данных по НДФЛ и взносам в 1С ЗУП 3.0

Данные по НДФЛ и взносам при полном переносе из предыдущей базы отражаются в 1С ЗУП 3.0 за весь период.

В новом способе переноса данные по НДФЛ и взносам переносятся с помощью документа «Перенос данных», но только за текущий год, и те, которые нужно отразить в отчетности. В 1С ЗУП 3.0 выбираем раздел «Администрирование» открываем документ «Перенос данных», где отражается информация только за текущий год:

Например, по НДФЛ отражаются сведения, которые нужно показать в отчетности:

Сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0

При полном переносе данных из предыдущей информационной базы 1С ЗУП 2.5 в новой базе 1С ЗУП 3.0 отражается больше данных. Но процесс переноса требует больше времени и предъявляет повышенные требования к качеству данных в 1С ЗУП 2.5. Если в 1С ЗУП 2.5 были ошибки или некорректные настройки – все это перенесется в новую программу 1С ЗУП 3.0. Придется донастраивать и тратить время.

В новом упрощенном переносе используются минимально необходимые данные. Это быстрый перенос. В новой базе 1С ЗУП 3.0 можно применить новые необходимые настройки, но требуется ручной доввод данных. В частности, чтобы посчиталась зарплата, необходимо сделать доввод плановых начислений.

Поставьте вашу оценку этой статье:

В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).

«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.

*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси», поэтому обновление ЗУП 2.5 вполне обосновано .

Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.

Оптимально осуществить переход на 3.0, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.

Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.

Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1

Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.

Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
Осуществить полную проверку данных после переноса.

Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1

Подготовка к переходу на новую программу

В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.

Создание новой информационной базы ЗУП 3.1

Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.

Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.

Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3

Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных

При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:

Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:

Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213

Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213

Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1

При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
Максимально быстрый вариант переноса.

*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.

При выборе данного варианта переносятся документы.
Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
По взаиморасчетам переносятся все документы.
При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*

*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.

Рисунок 5. Загрузить данные

Проверка данных после переноса

Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.

Необходимо проверить:

Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
Личные данные сотрудников;
Начальную штатную расстановку;
Начисления и удержания, корректность формул;
Остатки по взаиморасчетам.

В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней. Для пользования максимально широким функционалом и инструментарием рекомендуется также осуществить переход на ЗУП КОРП.

Для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 необходимо выполнить начальный перенос данных. Так как ЗУП 3 значительно отличается от ЗУП 2.5, то переход осуществляется именно переносом данных, а не обновлением.

Для успешного перехода с ЗУП 2.5 на 3.1 следует выполнить следующую последовательность действий:

«Закрыть» месяц в ЗУП 2.5.
Перенос можно произвести не только на начало года, но и на любой месяц. Предварительно следует выполнить в ЗУП 2.5 окончательный расчет за этот месяц: выполнить расчет зарплаты, взносов, отразить выплату и перечисление НДФЛ.
Важно перед переносом полностью «закрыть» месяц в ЗУП 2.5. Нельзя начать рассчитывать месяц в ЗУП 2.5, а закончить уже в ЗУП 3 – такой возможности не предусмотрено!
Развернуть ПУСТУЮ базу ЗУП 3.
Обновить базы ЗУП 2.5 и ЗУП 3 до актуальных релизов.
Разработчики регулярно устраняют ошибки переноса и дорабатывают перенос, поэтому вероятность получить наиболее корректные результаты переноса выше, если обновить базы до самых актуальных релизов.
В ЗУП 3 в помощнике начальной настройки новой информационной базы указать, что перенос будет производиться из ЗУП 2.5.
До ЗУП 3.1.8:
Начиная с ЗУП 3.1.8:
Далее при работе в ЗУП 3.1.8 необходимо указать, как будет производится загрузка данных: прямым подключением к базе или через файлы:

Про возможность загрузки данных через файлы читайте в публикации
До версии ЗУП 3.1.8 был возможен только вариант загрузки прямым подключением в базе ЗУП 2.5.
Далее в статье рассматривается перенос данных прямым подключением к базе.
Для загрузки данных из базы ЗУП 2.5 необходимо указать информационную базу ЗУП 2.5, из которой требуется выполнить перенос данных:
Если в базе ЗУП 2.5 был настроен список пользователей, то указать имя пользователя и пароль, под которым будет произведено подключение к ЗУП 2.5 (это должен быть пользователь с полными правами).
На следующем шаге по ссылке Настройка можно выбрать вариант переноса данных:
Разработчики реализовали два варианта перехода на ЗУП 3 с ЗУП 2.5:
— так называемый «рекомендованный» перенос – переключатель в положении (этот вариант также называется «новый перенос», «перенос остатков»);
— так называемый «полный» перенос — переключатель в положение (для этого варианта также можно встретить название «старый перенос»).
Для рекомендованного переноса потребуется указать месяц начала учета в ЗУП 3, для полного переноса – год, начиная с которого в ЗУП 3 будут перенесены все расчетные данные.
Запустить перенос данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

Выбор и сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Выбор варианта переноса данных

Перед запуском процедуры переноса необходимо определиться, какой вариант переноса данных использовать. Разработчики рекомендуют вариант Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты , однако и вариант Использовать начисления предыдущей программы также можно использовать, он является полностью рабочим, и объективно нельзя сказать, что он хуже, чем «рекомендованный» вариант. Выбор следует производить, исходя из особенностей данных базы ЗУП 2.5, а также потребностей пользователей программы. Ниже рассмотрены особенности первого и второго варианта переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1.

Переносится срез кадровых данных на дату начала учета – загружаются сведения только по работающим на дату переноса сотрудникам, их текущая штатная расстановка, действующие на момент переноса плановые начисления, право на отпуск, остатки отпусков и текущие периоды отсутствий;
Результаты начислений/удержаний НЕ переносятся – это означает, что в ЗУП 3 не получится в зарплатных отчетах сформировать сведения о начислениях/удержаниях за период до начала ведения в ЗУП 3;
Данные по взаиморасчетам – загружаются остатки на дату начала учета;
Данные по НДФЛ – переносятся остатки по неудержанному / неперечисленному НДФЛ на начало года, а также, если перенос выполняется не на начало года, то — данные по НДФЛ за период с начала года до даты переноса;
Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п. — за 1,5 года).

Что потребуется довнести и настроить вручную:

Выполнить настройки кадрового учета и расчета зарплаты;
Создать и настроить «разовые» (неплановые) виды начислений и удержаний, которые периодически использовались в ЗУП 2.5 и будут использоваться в ЗУП 3.

Преимущество «рекомендованного» переноса заключается в том, что в ЗУП 3 не «приезжает» лишней информации. Это исключает возможности переноса из ЗУП 2.5 ошибочных настроек программы и видов начислений. Также это способствует тому, что сам переход на ЗУП 3 с ЗУП 2.5 выполняется довольно быстро.

Но стоит учитывать, что при таком варианте переноса просмотреть и сформировать отчеты за предыдущие периоды не получится, поэтому необходимо сохранить базу ЗУП 2.5, чтобы иметь доступ к этой информации.

Особенности «полного» переноса данных

Второй вариант переноса соответствует положению переключателя Использовать начисления предыдущей программы . Это более полный вариант переноса при переходе на ЗУП 3 с ЗУП 2.5. Он предполагает следующий перенос данных:

Переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, причем перенос производится непосредственно в кадровые документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение – таким образом, все кадровые документы по приему и переводу сотрудников будут доступны в ЗУП 3;
Результаты начислений/удержаний и данные по взаиморасчетам – переносятся за период переноса данных. Это значит, что в ЗУП 3 можно будет формировать зарплатные отчеты (своды, расчетные ведомости) за весь период переноса данных, в том числе за период, когда учет в ЗУП 3 еще не велся;
Данные по НДФЛ и взносам – также будет доступна вся история по НДФЛ и взносам за период переноса;
Данные для расчета среднего – переносятся все необходимые данные для расчета среднего (для расчета пособий — переносятся данные за 3 предшествующих года; для расчета отпускных, командировок и т.п- за 1,5 года).

Недостатком такого варианта переноса является большое количество передаваемой информации. Это приводит к долгому выполнению самого переноса и к тому, что в ЗУП 3 могут «переехать» ошибки учета из ЗУП 2.5.

Детальное описание структуры переносимых данных при «полном» варианте переноса доступна в публикации .

Сравнительная таблица вариантов переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Данные	Использовать начисления предыдущей программы	Использовать новые возможности
Кадровые данные	Вся кадровая история по актуальным сотрудникам	Срез кадровых данных на дату начала учета + история приказов для Т-2
Плановые начисления и удержания
Результаты начислений и удержаний
Данные для расчета среднего заработка
Данные по взаиморасчетам	Все взаиморасчеты за период	Остатки на дату начала ведения учета
Данные по НДФЛ и взносам

Какие данные не переносятся в ЗУП 3

Ни при одном из вариантов переноса данных в ЗУП 3 не переносятся следующие данные:

Штатное расписание (оно формируется уже в ЗУП 3 по актуальной штатной расстановке);
Настройки отражения в учете;
Дополнительные реквизиты и сведения;
Данные управленческого учета.